Jahrzehntelang gehörte es zum guten Bild von gängigen Betriebssystemen wie Microsoft Windows oder Linux, Dokumente und andere zusammengehörige Dateien in Ordner abzulegen. Der Vorteil von Ordner liegt klar auf der Hand: Jeder kann mit ihnen umgehen, es bedarf bei sauberer Einhaltung der vorgegebenen Konventionen keine Erklärung. Außerdem sind Ordner schnell erstellt und auch wieder gelöscht.

Doch haben Ordner auch einige Nachteile. 

In Dokumentenverwaltungssystemen oder auch SharePoint wird dieses Problem durch den Verzicht von Ordnern und die Einführung von speziellen Metadaten für Dateien umgangen.

Was ist z.B., wenn ein Dokument rein inhaltlich in mehrere Ordner gehört, z.B. ein Dokument, das die Rahmenbedingungen aller Projekte beschreibt? Wird das Dokument einfach in alle Projektordner kopiert? Was ist, wenn sich dieses Dokument verändert? Inkonsistenzen der kopierten Dokumente sind vorprogrammiert. Anderes Beispiel: Was ist, wenn der Vorgesetzte alle Pflichtenhefte oder Rechnungen von allen Projekten haben möchte? Das iterative Durchsuchen aller Ordner ist die Folge, verbunden mit einem mehr oder weniger großen Aufwand. Die starre Ordnerstruktur lässt keine schnelle Reorganisierung zu.

SharePoint ermöglicht die Kategorisierung der Dokumente. Die Informationen, die früher in den Ordnern standen, werden nun in den Dateiattributen hinterlegt. Ein großer Vorteil dabei ist, dass Attribute mehrere Werte enthalten können, z.B. das Attribut Projekt eines Dokumentes könnte mehrere Projekte enthalten. Dokumente müssen und sollten auch nicht mehr dupliziert werden. Zudem können durch Filter- und Suchkriterien schnell zusammengehörige Dateien gefunden werden. Es gibt keine starre Struktur.

Gerne erklären wir Ihnen die Vorteile von SharePoint in einem persönlichen Gespräch.

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